미팅 좀 진짜 제대로 하자...

지난주 갑작스럽게 그룹 회장님 보고자료를 만들게 되었다.
이틀을 남겨두고 떨어진 일이라 실무자 선에서 간단히 작성해서는 될 일이 아니었다.
그래서, 모든 중역, 스탭팀장, 실무자들이 아침 7시에 모여 회의를 하게 되었다.
언제 끝났냐고?
저녁 8시 반에 끝났다...-_-;
아침 7시에 시작해서 점심은 초밥 시켜먹고 저녁은 8시 반에 끝나고 먹고..
하루 종일 회의실에 갇혀 일했다.
결론적으로는 꽤 괜찮은 초안이 나왔지만 회의 진행에 있어 아쉬움이 많이 남는 하루였다.
(일단 전날 밤늦게까지 작성한 나의 초안은 아예 시작하면서 충분히 논의되지도 않았다..쩝..)

campact한 보고서 작성에 대해서는 한 수 배우는 기회가 되었지만,
회의 진행 스킬에 있어서는 평소 내가 알던 아래 사항들을 다시한번 뼈저리게 필요성을 느끼는 기회가 되었다.

1. 명확한 agenda 공유의 중요성
   - 미팅을 시작할 때는 참석자들에게 기대하는 바를 명확하게 얘기해야 한다.
   - 토의할 agenda, 의사결정 필요사항을 미리 얘기해야 중간에 딴 소리를 안 한다.
   - 그렇지 않으면 다들 딴 생각을 하고 이 기회에 평소 자기가 하고 싶었던 일들, 말들을 포함시키려 한다.
   - 프로젝트, TFT할 때 많이 사용하는 팀 charter도 도움이 될 것이다.

2. 정확한 시간 배분, 일정 공유
   - 시작할 때 어느 정도 시간이 예상되는지를 미리 알려야 한다.
   - 이번 미팅에서는 하루종일 하리라고는 아무도 예상을 못 했다.
      아무리 회장님 보고서 작성이라지만 너무 하지 않나..쩝..

3. 회의 cordinator
   - 회의할 때는 회의 cordinatr가 명확히 있어야 한다.
   - cordinator가 시간 조절, agenda 관리를 잘 해야 한다.
  
4. 보고서 작성의 관점
   - 보고서 작성할 때는 보고받는자 입장에서 질문을 해 보면 좋다.
   - 보고자가 궁금해 하는 질문들을 미리 써놓고 보면서 생각하는 것도 도움이 된다.
   - 끊임없이 근본적 원인/해결책을 생각하고, fact 기반으로만 써야 한다.
   - 어떻게 하면 잘 할 수 있을지 생각해야 한다.

써놓고 보니 다 아는 내용이다.
퍼실리테이션 스킬, 회의진행 스킬 교육에서도 많이 배우는 내용들이다.
그런데, 현실에서는 왜 그렇게 smart하게 일하지 못할까...쩝..

좀더 smart하게 일하도록 노력하자..