HRD 3.0 University

지난주 갑작스럽게 그룹 회장님 보고자료를 만들게 되었다.
이틀을 남겨두고 떨어진 일이라 실무자 선에서 간단히 작성해서는 될 일이 아니었다.
그래서, 모든 중역, 스탭팀장, 실무자들이 아침 7시에 모여 회의를 하게 되었다.
언제 끝났냐고?
저녁 8시 반에 끝났다...-_-;
아침 7시에 시작해서 점심은 초밥 시켜먹고 저녁은 8시 반에 끝나고 먹고..
하루 종일 회의실에 갇혀 일했다.
결론적으로는 꽤 괜찮은 초안이 나왔지만 회의 진행에 있어 아쉬움이 많이 남는 하루였다.
(일단 전날 밤늦게까지 작성한 나의 초안은 아예 시작하면서 충분히 논의되지도 않았다..쩝..)

campact한 보고서 작성에 대해서는 한 수 배우는 기회가 되었지만,
회의 진행 스킬에 있어서는 평소 내가 알던 아래 사항들을 다시한번 뼈저리게 필요성을 느끼는 기회가 되었다.

1. 명확한 agenda 공유의 중요성
   - 미팅을 시작할 때는 참석자들에게 기대하는 바를 명확하게 얘기해야 한다.
   - 토의할 agenda, 의사결정 필요사항을 미리 얘기해야 중간에 딴 소리를 안 한다.
   - 그렇지 않으면 다들 딴 생각을 하고 이 기회에 평소 자기가 하고 싶었던 일들, 말들을 포함시키려 한다.
   - 프로젝트, TFT할 때 많이 사용하는 팀 charter도 도움이 될 것이다.

2. 정확한 시간 배분, 일정 공유
   - 시작할 때 어느 정도 시간이 예상되는지를 미리 알려야 한다.
   - 이번 미팅에서는 하루종일 하리라고는 아무도 예상을 못 했다.
      아무리 회장님 보고서 작성이라지만 너무 하지 않나..쩝..

3. 회의 cordinator
   - 회의할 때는 회의 cordinatr가 명확히 있어야 한다.
   - cordinator가 시간 조절, agenda 관리를 잘 해야 한다.
  
4. 보고서 작성의 관점
   - 보고서 작성할 때는 보고받는자 입장에서 질문을 해 보면 좋다.
   - 보고자가 궁금해 하는 질문들을 미리 써놓고 보면서 생각하는 것도 도움이 된다.
   - 끊임없이 근본적 원인/해결책을 생각하고, fact 기반으로만 써야 한다.
   - 어떻게 하면 잘 할 수 있을지 생각해야 한다.

써놓고 보니 다 아는 내용이다.
퍼실리테이션 스킬, 회의진행 스킬 교육에서도 많이 배우는 내용들이다.
그런데, 현실에서는 왜 그렇게 smart하게 일하지 못할까...쩝..

좀더 smart하게 일하도록 노력하자..

현재 회사로 이직하면서 가장 크게 달랐던 점 중의 하나가 여기는 회의가 없다는 것이다. 나만 그렇게 느끼는 줄 알았는데, 품질팀으로 작년에 입사하신 과장님도 같은 얘기를 한다.

"여기는 정말 이상해요..회의가 없어요.."

정기적인 정보 공유 회의는 물론 업무에 필요한 회의도 최대한 안 하는 분위기이다. 팀장의 성향에 따라서도 달라지겠는데, 우리 팀장은 중요하든 중요하지 않든 의사결정을 오며가며 한다. (좋은 말로 MBWA: Management By Walking Around일 것 같은데, 실상은 팀장만 팀에서 돌아가는 일을 알고 팀원들은 다른 팀원이 어떤 일 때문에 바쁜지 잘 모른다. 그래서 간혹 일정을 중복해서 잡는 경우도 생긴다)

나의 목표는 우리 팀에 회의 문화를 가져오는 것이다. 그것도 괜찮은 회의 문화를... 서로 자유롭게 의견 개진하고 특별한 일이 없어도 커피 한잔 다같이 모여 마시면서 이야기할 수 있는.

그러던 차에 기회가 왔다.
지난 주에 e-HRD시스템 개발 때문에 팀내 요구사항을 수렴해야 하는 상황이 되었고 나는 팀장님을 포함하여 전 팀원을 회의에 초대했다. 그래봤자 팀장 포함 전체 5명인데, 이 5명이 한번에 모이는 일은 식사 시간 빼고는 거의 없다..회의실에서 모이는 건 거의 없었다..

내가 주관하는 요구사항 수렴 회의였고 다들 의견 개진을 잘 하고 팀장도 그때그때 필요한 사항은 의견이나 결정을 해 주었다. 회의를 끝내고 보니, 나름대로 의미있고 다함께 참여하는 회의가 된 것 같았다.

여기에서 끝이라면, 보통의 회의였겠지만, 난 여기서 그치지 않았다. 회의에 대한 reflection을 했다.
같이 회의했던 사원과 대리에게 '오늘 회의가 좋았던 것 같은데, 어떻게 생각하냐? 괜찮다고 생각하면 왜 그런 것 같냐?'라는 질문의 메일을 던졌다. 사원의 답장이 왔다. 우리 팀에서 회의가 없어서 평소에 회의를 자주 했으면 했는데, 오늘 다같이 모여서 좋은 회의였다고. 그러면서 하는 말이, 한 달에 한 개씩 우리 팀의 개선과제를 정해서 같이 모여서 아이디어 내고 회의하면 좋겠다고 한다.

난 여기서도 그치지 않고, 이번에는 팀장에게 메일을 썼다.
'팀원들이 오늘 회의가 좋았다고 하고 앞으로 종종 이런 회의를 했으면 좋겠다'고 한다고. 그랬더니, 팀장에게서도 답장이 왔다. 나나 다른 과장이 회의를 주선하면 적극적으로 참여하겠다고. 팀장이 원래 formal한 것을 안 좋아해서 주도적으로 회의를 하겠다는 답은 아니었으나 그래도 긍정적인 답장이라 성공이라고 생각한다.

내가 볼 때는 아직 우리 팀 사람들이 회의의 중요함을 모르고 있는 것 같다. 인사팀이다 보니 개별적으로 하는 일들이 많지만, 사실 서로 머리 맞대고 얘기하다 보면 새로운 아이디어도 많이 나오고 팀웍도 높아지는 것이 당연하다. 그래서, 나의 목표는 우선 우리 팀원들이 회의에 대한 가치, 회의를 통한 재미를 깨닫게 하는 것이다. 그러다 보면 우리 팀도 자연스럽게 좋은 회의문화가 정착되지 않을까 싶다.